Strukturiert analysieren. Durchdacht planen. Transparent umsetzen.

Die erste Phase dient der Orientierung.

Dabei geht es zunächst nicht um eine tiefgehende Prozessaufnahme und auch nicht darum, bereits eine bestimmte technische Lösung zu entwickeln.

Im Vordergrund steht ein grundlegendes Verständnis dafür, welches Unternehmen hinter der Anfrage steht, welches Anliegen besteht und aus welchem Grund eine mögliche Zusammenarbeit gesucht wird.

Dabei werden beispielsweise betrachtet:

• welches Unternehmen hinter der Anfrage steht,
• in welchem Umfeld das Unternehmen tätig ist,
• welches grundlegende Anliegen besteht,
• welche Erwartungen mit einer möglichen Zusammenarbeit verbunden sind,
• ob bereits konkrete Vorstellungen vorhanden sind,
• und ob das Thema grundsätzlich in den Leistungsbereich der KI Beratung Rachau passt.

Ebenso wichtig ist die gegenseitige Passung.

Eine professionelle Zusammenarbeit entsteht nicht allein dadurch, dass ein Unternehmen eine Dienstleistung anfragt.

Auch aus Sicht der KI Beratung Rachau muss die Einschätzung bestehen, dass die Aufgabenstellung sinnvoll bearbeitet werden kann und die Voraussetzungen für eine konstruktive Zusammenarbeit gegeben sind.

Nachdem ein grundlegendes Verständnis für Unternehmen und Anliegen besteht, wird das angestrebte Ergebnis genauer betrachtet.

Dabei geht es ausdrücklich noch nicht darum, eine technische Lösung festzulegen.

Zunächst wird geklärt, welche Verbesserung das Unternehmen erreichen möchte.

Ein Nutzenziel kann sehr unterschiedlich aussehen.

Beispielsweise kann es darum gehen:

• wiederkehrende Tätigkeiten zu reduzieren,
• Bearbeitungszeiten zu verkürzen,
• Abläufe zuverlässiger zu gestalten,
• Informationen schneller verfügbar zu machen,
• Fehlerquellen zu verringern,
• bestehende Strukturen besser miteinander zu verbinden,
• Mitarbeiter zu entlasten,
• Kundenprozesse zu verbessern,
• oder neue digitale Möglichkeiten sinnvoll zu erschließen.

Entscheidend ist nicht, ob der Kunde bereits weiß, wie dieses Ziel technisch erreicht werden könnte.

Die Aufgabe dieser Phase besteht gerade darin, das gewünschte Ergebnis von einer vorschnell angenommenen Lösung zu trennen.

Erst nachdem feststeht, welche Veränderung oder Verbesserung erreicht werden soll, werden die dafür relevanten Abläufe untersucht.

Es geht dabei nicht darum, sämtliche Prozesse eines Unternehmens vollständig aufzunehmen.

Betrachtet werden die Bereiche, die für das definierte Nutzenziel tatsächlich relevant sind.

Dabei kann beispielsweise untersucht werden:

• welche Arbeitsschritte aufeinander folgen,
• welche Informationen benötigt werden,
• wo Übergaben stattfinden,
• welche Systeme beteiligt sind,
• wo manuelle Tätigkeiten entstehen,
• wo Informationen mehrfach verarbeitet werden,
• wo Wartezeiten oder Medienbrüche auftreten,
• und welche Abhängigkeiten zwischen einzelnen Arbeitsschritten bestehen.

Dabei wird nicht nur der einzelne Arbeitsschritt betrachtet.

Entscheidend ist das Zusammenspiel innerhalb des relevanten Prozesses.

Nachdem die relevanten Abläufe verstanden wurden, wird untersucht, an welchen Stellen ein konkretes Verbesserungspotenzial besteht.

Dabei wird bewusst technologieoffen betrachtet.

Die Lösung muss nicht zwangsläufig in künstlicher Intelligenz oder umfassender Automatisierung bestehen.

Je nach Ausgangslage kann eine sinnvolle Verbesserung beispielsweise durch:

• Vereinfachung eines Ablaufs,
• bessere Strukturierung von Informationen,
• Reduzierung manueller Tätigkeiten,
• Verbindung bestehender Systeme,
• gezielte Automatisierung,
• Unterstützung durch KI,
• bessere Datenverfügbarkeit,
• klarere Zuständigkeiten,
• oder eine Kombination verschiedener Maßnahmen

entstehen.

Nachdem relevante Leistungspotenziale identifiziert wurden, wird betrachtet, welchen möglichen Nutzen diese für das Unternehmen haben können.

Der Begriff Yield beschreibt an dieser Stelle den erwartbaren Ertrag beziehungsweise den betrieblichen Nutzen einer möglichen Veränderung.

Dieser Nutzen muss nicht ausschließlich finanzieller Natur sein.

Relevant können beispielsweise sein:

• eingesparte Arbeitszeit,
• geringerer manueller Aufwand,
• schnellere Bearbeitung,
• verbesserte Prozesssicherheit,
• geringere Fehleranfälligkeit,
• bessere Verfügbarkeit von Informationen,
• Entlastung von Mitarbeitern,
• höhere Skalierbarkeit,
• oder eine bessere Qualität bestehender Abläufe.

Die zentrale Frage lautet:

Was kann diese Veränderung Ihrem Unternehmen tatsächlich bringen?

Ein mögliches Leistungspotenzial und ein erkennbarer Nutzen reichen noch nicht aus, um eine Umsetzung zu empfehlen.

Deshalb wird anschließend betrachtet, ob die jeweilige Maßnahme unter den tatsächlichen Bedingungen sinnvoll erscheint.

Dabei können unter anderem folgende Faktoren eine Rolle spielen:

• erwartbarer Nutzen,
• erforderlicher Aufwand,
• technische Komplexität,
• organisatorische Auswirkungen,
• Abhängigkeiten von bestehenden Systemen,
• notwendige Ressourcen,
• mögliche Risiken,
• und die langfristige Praktikabilität.

Dabei kann auch die Entscheidung entstehen, eine ursprünglich angedachte Lösung nicht weiterzuverfolgen.

Ebenso kann sich herausstellen, dass eine einfachere Maßnahme geeigneter ist als eine technisch umfangreichere Lösung.

Zum Abschluss der Analyse werden die gewonnenen Informationen zusammengeführt.

Zu diesem Zeitpunkt ist geklärt:

• welches Ziel verfolgt wird,
• welche Abläufe dafür relevant sind,
• welche Verbesserungspotenziale bestehen,
• welchen möglichen Nutzen diese erzeugen können,
• und welche davon tatsächlich sinnvoll erscheinen.

Auf dieser Grundlage kann entschieden werden, welche Themen in die nächste Hauptphase überführt werden.

Aus der Analyse können mehrere sinnvolle Handlungsfelder entstehen.

Diese werden nun eingeordnet und priorisiert.

Dabei kann beispielsweise betrachtet werden:

• welcher Nutzen erwartet wird,
• welche Dringlichkeit besteht,
• welche Maßnahmen aufeinander aufbauen,
• welche Bereiche besonders relevant sind,
• und welche Umsetzung im Verhältnis zum Aufwand sinnvoll erscheint.

Für die priorisierten Handlungsfelder wird nun ein geeigneter Lösungsweg entwickelt.

Dabei wird betrachtet, welche Kombination aus organisatorischen Anpassungen, vorhandenen Systemen, Automatisierung, künstlicher Intelligenz oder weiteren digitalen Möglichkeiten geeignet ist.

Bestehende Lösungen werden berücksichtigt, sofern deren weitere Nutzung sinnvoll ist.

Es geht nicht darum, bestehende Strukturen unnötig zu ersetzen.

Nachdem der grundsätzliche Lösungsweg feststeht, werden die Anforderungen genauer definiert.

Dabei wird unter anderem geklärt:

• welche Funktionen erforderlich sind,
• welche Ergebnisse erwartet werden,
• welche Informationen verarbeitet werden,
• welche Systeme beteiligt sein müssen,
• welche Grenzen bestehen,
• welche Nutzer oder Bereiche betroffen sind,
• und welche betrieblichen Anforderungen berücksichtigt werden müssen.

Dabei wird bewusst zwischen notwendigen Funktionen und möglichen zusätzlichen Erweiterungen unterschieden.

Eine Lösung kann nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn die notwendigen Rahmenbedingungen bekannt sind.

Deshalb werden nun die relevanten Nebenbedingungen und benötigten Ressourcen betrachtet.

Dazu können abhängig vom Projekt beispielsweise gehören:

• vorhandene Systeme,
• notwendige Daten,
• technische Zugänge,
• Berechtigungen,
• verantwortliche Ansprechpartner,
• interne Freigaben,
• externe Anbieter,
• organisatorische Anforderungen,
• Datenschutzanforderungen,
• und weitere projektbezogene Voraussetzungen.

Nicht jeder dieser Punkte ist in jedem Projekt relevant.

Entscheidend ist, frühzeitig zu erkennen, welche Voraussetzungen für die konkrete Umsetzung tatsächlich benötigt werden.

Nachdem Ziel, Anforderungen und Voraussetzungen geklärt sind, wird die spätere Umsetzung strukturiert.

Dabei wird festgelegt, in welcher sinnvollen Reihenfolge einzelne Bestandteile entstehen sollen.

Größere Lösungen können beispielsweise in einzelne Module, Funktionsbereiche oder Entwicklungsschritte gegliedert werden.

Auch Abhängigkeiten zwischen einzelnen Bestandteilen werden berücksichtigt.

Bevor die Umsetzung beginnt, wird festgelegt, anhand welcher Kriterien der spätere Projekterfolg beurteilt werden soll.

Diese Kriterien müssen nicht ausschließlich aus klassischen Kennzahlen bestehen.

Je nach Projekt kann beispielsweise relevant sein:

• ob ein bestimmter Ablauf zuverlässig funktioniert,
• ob manuelle Arbeitsschritte reduziert werden,
• ob Informationen korrekt verarbeitet werden,
• ob ein definierter Prozess vollständig durchgeführt werden kann,
• ob Bearbeitungszeiten reduziert werden,
• oder ob die ursprünglich definierte Zielwirkung tatsächlich unterstützt wird.

Zum Abschluss der Planung werden die wesentlichen Projektbestandteile gemeinsam betrachtet.

Zu diesem Zeitpunkt bestehen Klarheit über:

• Prioritäten,
• Lösungsweg,
• Anforderungen,
• relevante Rahmenbedingungen,
• benötigte Ressourcen,
• den geplanten Projektablauf,
• und die Kriterien für die spätere Bewertung.

Auf dieser Grundlage wird entschieden, ob die geplante Lösung in die Umsetzung überführt wird.

Bevor einzelne Funktionen oder Module entwickelt werden, werden die für das jeweilige Projekt notwendigen Voraussetzungen geschaffen.

Abhängig von der Lösung können dazu beispielsweise technische Umgebungen, Zugänge, Berechtigungen, bestehende Systeme, Datenstrukturen oder weitere erforderliche Grundlagen gehören.

Dabei wird nicht pauschal eine neue Infrastruktur aufgebaut.

Vorbereitet wird ausschließlich, was für das vereinbarte Projekt tatsächlich notwendig ist.

Nun beginnt die eigentliche Entwicklung beziehungsweise Einrichtung der vereinbarten Bestandteile.

Abhängig vom Projekt kann eine Lösung aus einzelnen Funktionen, Modulen, Schnittstellen oder anderen Komponenten bestehen.

Diese werden entsprechend der zuvor definierten Struktur entwickelt und schrittweise miteinander verbunden.

Dabei bleibt die Entwicklung transparent.

Relevante Zwischenstände können gemeinsam betrachtet werden, bevor weitere Projektbestandteile darauf aufbauen.

Transparenz während der Entwicklung

Sie müssen die technische Umsetzung nicht selbst nachvollziehen können.

Sie sollen jedoch grundsätzlich verstehen:

• welche Aufgabe ein Modul erfüllt,
• welchen Teil des Gesamtprozesses es unterstützt,
• welche Funktion bereits umgesetzt wurde,
• und wie sich der aktuelle Entwicklungsstand in das Gesamtprojekt einfügt.

Technische Interna werden dabei nur in dem Umfang erläutert, wie sie für Ihr Verständnis und die spätere Nutzung relevant sind.

Nach der Entwicklung einzelner Bestandteile werden diese systematisch geprüft.

Dabei wird nicht ausschließlich betrachtet, ob eine Funktion unter idealen Bedingungen arbeitet.

Soweit für das Projekt relevant, werden auch:

• Abweichungen,
• typische Fehlerfälle,
• unterschiedliche Eingaben,
• Schnittstellen,
• Abhängigkeiten,
• und das Zusammenspiel verschiedener Komponenten

berücksichtigt.

Nach den systematischen Tests wird beurteilt, ob der erreichte Entwicklungsstand ausreichend stabil und vollständig ist, um unter realistischeren Bedingungen eingesetzt zu werden.

Dabei wird nicht nur betrachtet, ob einzelne Funktionen technisch arbeiten.

Es wird auch geprüft, ob das Zusammenspiel der wesentlichen Bestandteile den zuvor definierten Anforderungen entspricht.

Relevante Erkenntnisse werden transparent mit dem Unternehmen besprochen.

Wo es die Art des Projekts sinnvoll zulässt, wird die entwickelte Lösung anschließend unter möglichst realistischen Bedingungen erprobt.

Dabei zeigt sich, wie sich die Lösung im tatsächlichen oder praxisnahen Ablauf verhält.

Der Kunde wird bewusst einbezogen.

Denn bestimmte Erkenntnisse lassen sich nur durch die tatsächliche Nutzung im betrieblichen Kontext gewinnen.

Die Ergebnisse aus Tests und Testbetrieb werden ausgewertet.

Erkannte Anpassungen werden innerhalb des vereinbarten Projektumfangs vorgenommen.

Dabei wird transparent unterschieden zwischen:

• Fehlerkorrekturen,
• notwendigen Anpassungen,
• vereinbarten Optimierungen,
• und zusätzlichen neuen Anforderungen.

Nicht jede neue Idee während eines Projekts ist automatisch Bestandteil der ursprünglichen Beauftragung.

Diese Abgrenzung wird offen kommuniziert.

Nach Entwicklung, Prüfung und Optimierung beginnt die Vorbereitung der dauerhaften Nutzung im Unternehmen.

Nun wird betrachtet, was für die geordnete Einbindung der Lösung erforderlich ist.

Abhängig vom Projekt kann dies beispielsweise bedeuten:

• notwendige Zugänge vorzubereiten,
• Verantwortlichkeiten zu klären,
• betroffene Anwender einzubeziehen,
• erforderliche Informationen bereitzustellen,
• Dokumentationen oder Hinweise vorzubereiten,
• und den Übergang aus der Entwicklungs- beziehungsweise Testphase in die tatsächliche Nutzung zu organisieren.

Nach erfolgreicher Prüfung, Optimierung und Vorbereitung wird gemeinsam betrachtet, ob die Lösung für ihren vorgesehenen Einsatz freigegeben werden kann.

Dabei wird geprüft, ob:

• die vereinbarten Funktionen vorhanden sind,
• relevante Tests erfolgreich abgeschlossen wurden,
• die definierten Nutzenkriterien angemessen berücksichtigt wurden,
• notwendige Voraussetzungen für den Einsatz bestehen,
• und keine wesentlichen offenen Punkte gegen die Nutzung sprechen.

Erst danach erfolgt die Freigabe.

Mit der erfolgreichen Nutzung endet nicht automatisch jede Projektphase.

Zum Abschluss wird deshalb der erreichte Projektstand gemeinsam eingeordnet.

Dabei wird klar dargestellt:

• welche Leistungen umgesetzt wurden,
• welchen Stand die Lösung besitzt,
• welche Unterlagen oder Informationen übergeben werden,
• welche offenen Punkte gegebenenfalls noch bestehen,
• und welche Themen nicht Bestandteil des abgeschlossenen Projektumfangs sind.

Ebenso wird zwischen abgeschlossenem Projekt und möglichen zukünftigen Leistungen unterschieden.